PDF/A: cos'è, a cosa serve e perché la PA italiana lo richiede

2026-04-05 · 5 min di lettura

Se hai mai inviato un documento alla Pubblica Amministrazione italiana tramite PEC, partecipato a un bando pubblico o trasmesso una fattura elettronica, probabilmente ti sei imbattuto nella richiesta: "Il documento deve essere in formato PDF/A". Ma cos'è esattamente il PDF/A e perché è così importante?

Cos'è il formato PDF/A

PDF/A è una versione specializzata del formato PDF, standardizzata come ISO 19005, progettata specificamente per l'archiviazione a lungo termine dei documenti digitali.

La differenza fondamentale rispetto a un PDF normale è l'autosufficienza: un file PDF/A contiene tutto il necessario per essere visualizzato correttamente anche tra 50 o 100 anni, senza dipendere da software, font o risorse esterne.

In pratica, un PDF/A:

Incorpora tutti i font utilizzati nel documento

Non contiene riferimenti esterni (link a risorse online, JavaScript, contenuti multimediali)

Include metadati standardizzati in formato XMP

Non usa crittografia o protezioni con password

Mantiene una struttura prevedibile e riproducibile nel tempo

Perché la PA italiana richiede il PDF/A

L'obbligo non nasce per capriccio burocratico. Il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) — D.Lgs. 82/2005 e successive modifiche — stabilisce che i documenti informatici della PA devono garantire integrità, leggibilità e reperibilità nel tempo.

Le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici indicano esplicitamente il PDF/A tra i formati idonei per la conservazione digitale a norma. Il motivo è semplice: un documento archiviato oggi deve essere leggibile tra decenni, indipendentemente dall'evoluzione tecnologica.

Questo requisito si applica concretamente in molti ambiti:

PEC verso la PA: allegati a comunicazioni ufficiali

Bandi e gare d'appalto: documentazione tecnica e amministrativa su piattaforme come MePA o ANAC

Fatturazione elettronica: allegati alle fatture verso enti pubblici tramite SDI

Conservazione sostitutiva: documenti fiscali, contratti, registri obbligatori

Deposito atti: tribunali, camere di commercio, catasto

PDF/A-1a vs PDF/A-1b: quale scegliere

Esistono diverse versioni del PDF/A. Le più comuni sono:

PDF/A-1b (Level B — Basic):

Garantisce la riproduzione visiva fedele del documento

È il livello minimo richiesto dalla maggior parte degli enti

Sufficiente per la quasi totalità degli usi pratici

PDF/A-1a (Level A — Accessible):

Include tutto ciò che offre il livello 1b

Aggiunge la struttura logica del documento (tag per titoli, paragrafi, tabelle)

Permette l'estrazione affidabile del testo e l'accessibilità per screen reader

Richiesto per documenti che devono essere accessibili secondo la Legge Stanca (L. 4/2004)

Il consiglio pratico: se non hai requisiti specifici di accessibilità, il PDF/A-1b è sufficiente e accettato ovunque. Se il documento è destinato a essere pubblicato su siti PA con obblighi di accessibilità, punta al PDF/A-1a.

Come convertire un PDF in PDF/A con PDFree

Non serve acquistare Adobe Acrobat Pro per creare un PDF/A. Con PDFree puoi convertire qualsiasi PDF nel formato PDF/A direttamente nel browser:

Vai su pdfree.app/tools/pdfa

Carica il PDF da convertire

Seleziona il livello di conformità desiderato (PDF/A-1b nella maggior parte dei casi)

Avvia la conversione e scarica il risultato

L'elaborazione avviene interamente nel tuo browser: il documento non viene mai inviato a server esterni. Un aspetto cruciale quando si trattano documenti destinati alla PA che spesso contengono dati personali o informazioni riservate.

Errori comuni da evitare

Quando prepari documenti in PDF/A per la Pubblica Amministrazione, fai attenzione a questi aspetti:

Non proteggere il PDF con password prima della conversione: il PDF/A non supporta la crittografia e la conversione fallirà

Verifica che i font siano incorporabili: alcuni font hanno licenze che ne impediscono l'incorporamento

Rimuovi elementi multimediali: video, audio e animazioni non sono consentiti nel PDF/A

Controlla i link: i collegamenti ipertestuali a risorse esterne verranno rimossi o disattivati

Conclusione

Il PDF/A non è un ostacolo burocratico, ma una garanzia: i tuoi documenti resteranno leggibili e validi nel tempo. Che tu stia rispondendo a un bando, inviando una PEC certificata o archiviando contratti aziendali, convertire in PDF/A è un passaggio rapido che evita problemi futuri.

Con PDFree la conversione è gratuita, immediata e rispettosa della privacy dei tuoi documenti.